Automatización para el crecimiento de la pyme

Daniel Presman, economista, habla de la automatización de los procesos en las pymes y cómo esto es un camino para el crecimiento.

Generalmente, las pymes en Argentinas no pueden crecer debido a que no pueden proyectar a largo plazo. La inestabilidad jurídica, la falta de reglas claras y la alta carga impositiva impiden que éstas inviertan en estructura necesaria para escalar. Sin embargo, el panorama puede cambiar con una nueva tendencia mundial: La automatización de procesos y tareas. Parece complejo, pero existen formas de aplicarlo a la realidad de una pyme argentina.

¿Qué es la automatización de procesos?

Todas las personas en una empresa realizan tareas que aportan valor, y otras que son totalmente repetitivas y predecibles, que se podrían automatizar. La idea de automatizar procesos es que los empleados puedan aportar mucho más valor en su trabajo, focalizándose en las tareas más importantes, y automatizando mediante software sus tareas de menor valor.

¿Cómo se puede empezar?: Automatización de ventas

Si bien se pueden automatizar procesos de cualquier área, una muy interesante para comenzar son las ventas. Las PYMES Argentinas no se caracterizan por tener una buena gestión de ventas. Por lo general, fueron creciendo de forma orgánica a lo largo del tiempo, pero el dueño se ocupa de las ventas, o tienen 1 o 2 vendedores poco profesionalizados en sus procesos: Envían poca cantidad de presupuestos por mes, y no tienen un proceso definido para el seguimiento de la venta.

Con ciertas automatizaciones básicas y accesibles para pymes, se puede lograr un gran impacto tanto en ahorro de tiempo, como en aumento de las ventas.

Automatización de ventas + Marketing Digital

La automatización de ventas sirve especialmente cuando se genera un buen volumen de potenciales clientes. De nada sirve realizar 3 o 4 cotizaciones por mes y querer automatizarlo.

Mediante el marketing digital, se puede generar gran número de consultas de potenciales clientes, que están en la web buscando tus productos o servicios. Dependiendo el rubro, se pueden recibir entre 30 y 500 solicitudes mensuales de presupuesto. Para estos volúmenes sí es muy útil automatizar procesos, y esto puede permitir que, sin tener que contratar más vendedores, la facturación de la empresa aumente considerablemente.

Ejemplos de automatización de ventas vinculados con marketing digital

Se pueden hacer infinidad de cosas con la automatización de ventas. Aquí describimos algunos ejemplos que se realizan mediante software de gestión de ventas en la nube o SaaS (Software as a Service):

– Si se cuenta con una lista de precios standard, cada vez que llega una consulta de un potencial cliente via e-mail, se puede hacer que automáticamente se le responda con la lista de precios para que la tenga a disposición en el momento, en lugar de que el vendedor lo tenga que hacer de manera manual. El vendedor puede recibir notificaciones sobre si el potencial cliente abrió y leyó el presupuesto, para poder continuar con su seguimiento de ventas. Todo esto en lugar de que el vendedor tenga que, 1 por 1, mandarle la lista de precios.

– También se puede preparar una cotización de manera manual en caso de tener que cotizar diferente para cada cliente. En este caso se puede automatizar que, si se le envió el presupuesto por e-mail, pero después de 2 días el potencial cliente no abrió el e-mail, se le envíe automáticamente otro e-mail nuevamente con el presupuesto. Si sigue sin abrirlo por 2 días más, se le genera una tarea al vendedor de llamar telefónicamente al potencial cliente. También se puede hacer que si el potencial cliente sí leyó el presupuesto, se le envíe automáticamente un e-mail preguntandole qué le pareció el mismo y si quiere coordinar un llamado telefónico o una reunión.

– Se puede tener un panel de “alertas accionables” para el vendedor. Por ejemplo, que le indique que a tales 20 clientes se le mandó un presupuesto hace más de un mes, y no se generó la venta. La alerta del sistema permite realizar una acción masiva, para que el vendedor le pueda mandar de una sola vez un e-mail de seguimiento a esos 20 potenciales clientes, pero cada uno va a recibir un saludo con su nombre, y se le va a adjuntar su presupuesto correspondiente. Es decir, el vendedor hace 1 sólo click, pero se le envían e-mails personalizados a esas 20 personas o empresas.

¿Son accesibles estas herramientas para las PYMES?

La automatización de procesos es algo muy avanzado y en general se lo ve como algo inaccesible o demasiado costoso para las PYMES Argentinas. Sin embargo se pueden realizar muchas acciones que son súper accesibles, para luego irlas complejizando y escalando, dependiendo de cuanto se quiera automatizar.

Para tener una idea, se puede comenzar a automatizar procesos de ventas desde $3000 a $5000 por mes: 1/3 del sueldo de un empleado, y la automatización no falta ni se toma vacaciones.

Hay que tener en cuenta que si no se tiene un volumen razonable de potenciales clientes, hay que complementar con campañas de marketing digital, que tendrán un costo adicional, pero también son accesibles para PYMES.

En resumen, la automatización de procesos ya es furor en paises del primer mundo, y es lo que se viene en Latinoamérica. ¿Vas a ser de los primeros que adopten esta nueva tendencia, y se posicione por arriba de sus competidores?